Assemblée générale de copropriété : checklist en 7 étapes

L'assemblée générale, c'est le rendez-vous qui compte dans la vie d'un immeuble en copropriété. Une fois par an pour l'assemblée générale ordinaire, parfois entre deux lors des assemblées générales extraordinaires, le syndicat des copropriétaires y prend les décisions qui engagent tout le monde : budget prévisionnel, travaux sur les parties communes, validation des charges de copropriété, mandat du syndic. Chaque vote lie l'ensemble des titulaires de lots de copropriété. Et la sanction d'un faux pas procédural est lourde. Résolution annulée, responsabilité du syndic professionnel engagée : la facture peut vite grimper.

Deux textes commandent tout. La loi du 10 juillet 1965 fixe le statut de la copropriété des immeubles bâtis ; le décret n° 67-223 du 17 mars 1967 vient la compléter. À eux deux, ils verrouillent la convocation, l'ordre du jour, les majorités, la rédaction du procès-verbal. Sont venues s'y ajouter la loi ALUR (2014) et la loi ELAN (2018), animées par la même idée : davantage de transparence financière, davantage de dématérialisation. Étape par étape, voyons ce qu'il faut respecter pour qu'aucune décision ne s'effondre devant le tribunal judiciaire.

Étape 1 - Rassembler les documents obligatoires

Tout commence par le dossier. C'est dès cette phase préparatoire que se joue la qualité des débats - et la régularité formelle de la réunion. Professionnel, bénévole ou coopératif, peu importe : le syndic de copropriété doit avoir rassemblé l'intégralité des pièces avant d'expédier la convocation.

Voici les documents à réunir :

• Le règlement de copropriété et l'état descriptif de division - ce sont eux qui fixent les tantièmes et la quote-part de chacun dans les parties communes et les charges générales ;
• Le carnet d'entretien de l'immeuble, tenu à jour par le syndic ;
• Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales ;
• Le bilan financier de l'exercice écoulé, avec l'état des provisions pour charges, la régularisation des charges et le solde de l'avance de trésorerie ;
• Les devis de travaux soumis au vote, accompagnés le cas échéant du diagnostic technique global (DTG) et du plan pluriannuel de travaux (PPT) ;
• Le diagnostic de performance énergétique (DPE) collectif lorsque l'immeuble tombe sous une obligation de rénovation énergétique ;
• Le numéro d'immatriculation de la copropriété au registre des copropriétés, obligatoire depuis la loi ALUR.

La loi ALUR, puis le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019, ont posé une exigence supplémentaire : le syndic professionnel met ces pièces à disposition sur un espace en ligne sécurisé. Côté documents financiers, prévoyez un délai d'au moins 3 jours ouvrés avant la séance. Oublier de communiquer une pièce ? C'est offrir un vice de procédure sur un plateau - le terrain rêvé pour une contestation de décision ou une action en nullité.

Exemple concret : un immeuble haussmannien du 8e arrondissement de Paris, 24 lots. Le syndic fait voter un marché de ravalement. Problème : il omet de transmettre les trois devis comparatifs que la pratique impose. La résolution devient attaquable devant le tribunal judiciaire de Paris dans les 2 mois qui suivent la notification du procès-verbal.

Étape 2 - Rédiger et adresser une convocation conforme

Pas de convocation régulière, pas d'assemblée valable. Cet acte fonde juridiquement la réunion, et la validité de chaque décision en découle. Le texte ne laisse aucune marge : L'article 9 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 impose que chaque copropriétaire reçoive sa convocation au moins 21 jours avant la date de la réunion. Seule exception : l'urgence dûment justifiée.

Que doit-on y trouver impérativement ?

• La date, l'heure et le lieu de la réunion ;
• L'ordre du jour complet, rédigé avec assez de précision pour que chacun mesure la portée des résolutions ;
• Les modalités de participation : présence physique, vote par correspondance (formulaire joint, désormais obligatoire depuis la loi ELAN), mandat à un mandataire ;
• Les documents annexes prévus par les textes (devis, contrats, états financiers).

Reste la question de la notification. En principe : lettre recommandée avec accusé de réception, ou remise contre émargement. La voie électronique est admise, mais à une seule condition - que le copropriétaire l'ait expressément acceptée. Si le syndic ne fait pas son travail, le conseil syndical - ou tout copropriétaire pesant au moins un quart des voix - peut le mettre en demeure, puis convoquer lui-même l'assemblée.

Un délai bâclé fragilise toute la séance. La Cour de cassation l'a redit sans détour (Civ. 3e, 16 septembre 2021, pourvoi n° 20-17.355) : le non-respect du délai de convocation suffit à priver l'assemblée de sa régularité, et nul besoin de prouver un préjudice.

Étape 3 - Construire l'ordre du jour

L'ordre du jour dresse une frontière nette : un point qui n'y figure pas ne peut donner lieu à aucune résolution valable. L'article 10 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 aménage toutefois une ouverture : chaque copropriétaire peut faire inscrire une question, par lettre recommandée au syndic, avant l'envoi des convocations.

Dans une assemblée générale ordinaire, un ordre du jour complet recouvre en général :

• La désignation du président de séance et des scrutateurs ;
• L'approbation des comptes de l'exercice clos, avec examen de la répartition des charges entre charges générales et charges spéciales propres à certains lots de copropriété ;
• Le vote du budget prévisionnel et la fixation des provisions pour charges ;
• L'alimentation du fonds de travaux (obligatoire depuis la loi ALUR pour les copropriétés de plus de 10 lots) ;
• La présentation et le vote du plan pluriannuel de travaux ;
• Le renouvellement ou la révocation du syndic, avec présentation de sa garantie financière, de son assurance responsabilité civile et de sa carte professionnelle ;
• Les questions diverses.

Certaines situations réclament des points en plus. Pensez à une copropriété fragile, ou à une copropriété horizontale (ces maisons individuelles groupées) : on y ajoutera des questions touchant à l'immatriculation au registre, voire à la gestion d'un syndicat secondaire.

Étape 4 - Maîtriser les règles de majorité et le quorum

On ne vote pas tout de la même manière. La loi du 10 juillet 1965 retient quatre niveaux de majorité, tous calculés en tantièmes :

• Majorité simple (article 24) : gestion courante, petits travaux d'entretien des parties communes, approbation des comptes. La majorité des voix des présents ou représentés suffit ;
• Majorité absolue (article 25) : désignation ou révocation du syndic, travaux importants. Là, il faut la majorité des voix de tous les copropriétaires - présents, représentés et absents -, soit plus de 50 % des tantièmes totaux ;
• Double majorité (article 26) : aliénation de parties communes, modifications lourdes du règlement de copropriété. Exigence : la majorité en nombre des copropriétaires représentant au moins les deux tiers des tantièmes ;
• Unanimité : suppression d'équipements collectifs réduisant les parties privatives, changement de destination de l'immeuble.

Une idée fausse circule souvent : non, il n'existe aucun quorum légal en copropriété française. Quel que soit le nombre de présents, l'assemblée délibère valablement. Un mécanisme de rattrapage est tout de même prévu. Lorsqu'une résolution de l'article 25 manque la majorité absolue mais recueille au moins un tiers des voix, l'assemblée peut la soumettre dans la foulée à la majorité simple de l'article 24.

Exemple concret : une copropriété de 30 lots, 10 000 tantièmes. À l'ordre du jour, l'installation de panneaux photovoltaïques - des travaux de rénovation énergétique qui relèvent de l'article 25. Il faudrait donc 5 001 voix. Or au premier tour, seules 3 200 voix approuvent. Le second tour, à la majorité simple, débloque la situation : adoption avec ces 3 200 voix sur 6 000 exprimés.

Étape 5 - Organiser les modalités de vote et de représentation

Empêché le jour J ? Le copropriétaire se fait représenter par un mandataire de son choix : un autre copropriétaire, son conjoint, ou toute personne physique ou morale. Seuls le syndic et ses préposés sont écartés. L'article 22 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 pose une limite ferme : 3 mandats par personne au maximum, sauf si leur total reste sous 5 % des voix de la copropriété.

La loi ELAN (2018) a généralisé le vote par correspondance. Le formulaire accompagne la convocation ; il doit revenir au moins 3 jours avant la séance. Dans les grandes copropriétés parisiennes - parfois plusieurs centaines de lots - ce dispositif pèse réellement sur le taux de participation.

La visioconférence aussi est admise, dès lors que le règlement de copropriété ou l'assemblée l'autorise. Encore faut-il que le syndicat des copropriétaires vérifie une chose : que les outils retenus identifient correctement chaque participant et transmettent les votes en temps réel.

Étape 6 - Conduire la séance et formaliser les décisions

La séance s'ouvre par l'élection d'un président parmi les copropriétaires. C'est lui qui dirige les débats, distribue la parole, fait procéder aux votes et tient l'ordre du jour. À ses côtés, un secrétaire - désigné par l'assemblée - note les interventions et prépare les éléments du procès-verbal.

Chaque résolution est énoncée clairement avant le vote. On compte les résultats en voix (tantièmes), jamais en nombre de personnes. Pour chacune, il faut préciser :

• Le texte exact soumis au vote ;
• La règle de majorité applicable ;
• Le nombre de voix pour, contre et abstentions ;
• L'adoption ou le rejet de la résolution.

Le copropriétaire opposant ou défaillant dispose ensuite de 2 mois - à compter de la notification du procès-verbal - pour engager une contestation de décision ou une action en nullité. Compétence : le tribunal judiciaire du lieu de l'immeuble, parfois en référé quand l'urgence l'impose. Un détail utile : une médiation en amont permet souvent de désamorcer le conflit avant tout contentieux.

Étape 7 - Rédiger, notifier et archiver le procès-verbal

Le procès-verbal, c'est la mémoire juridique de l'assemblée. L'article 17 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 en cadre strictement la forme : établi pendant la séance, signé par le président, le secrétaire et les scrutateurs, puis notifié à chaque copropriétaire dans le 1 mois qui suit la réunion.

Le procès-verbal mentionne :

• La liste des copropriétaires présents, représentés et défaillants, avec leurs tantièmes respectifs ;
• Le texte intégral de chaque résolution soumise au vote ;
• Le décompte des voix résolution par résolution ;
• Les réserves éventuellement formulées par les opposants - c'est ce qui conditionne leur qualité pour agir en action en nullité ;
• La liste des copropriétaires défaillants, à qui le procès-verbal est notifié pour faire courir le délai de contestation de 2 mois.

Une fois rédigés, les procès-verbaux rejoignent le dossier de la copropriété, consultable via l'extranet. Ils alimentent aussi le dossier remis lors de toute mutation immobilière, au titre de l'état daté. Pour les copropriétés inscrites au registre des copropriétés (obligation héritée de la loi ALUR), certaines données financières issues des décisions doivent être actualisées dans les délais prévus.

Quelques chiffres, pour situer l'enjeu. La France compte plus de 10 millions de logements en copropriété, répartis entre quelque 700 000 syndicats de copropriétaires. Les litiges nés de vices de procédure en assemblée générale occupent une place de poids dans le contentieux immobilier. D'où la vigilance - et les honoraires d'avocat mobilisés dès qu'une action en nullité s'enclenche.

Pour aller plus loin

Récapitulons : dossier documentaire, convocation, ordre du jour, majorités, vote, conduite de séance, procès-verbal. Sept étapes, un même socle - la loi du 10 juillet 1965 et le décret de 1967, retouchés par la loi ALUR, la loi ELAN et leurs décrets d'application. Une seule faille sur l'une de ces étapes suffit. Le syndicat des copropriétaires s'expose alors à une contestation de décision coûteuse, parfois à un blocage durable de la gestion collective.

Le cabinet Cabinet d'avocats Richard Cohen, spécialisé en droit de la copropriété et en baux commerciaux, accompagne syndicats de copropriétaires, conseils syndicaux et copropriétaires individuels : préparation et sécurisation des assemblées générales, défense de leurs intérêts devant les juridictions parisiennes.