Assemblée générale de copropriété : convocation et majorités

Plus de 9 millions de logements relèvent du régime de la copropriété en France, à travers quelque 700 000 syndicats. Chaque année, des assemblées générales tranchent des questions qui engagent des milliers d'euros - parfois bien davantage - pour des décennies. Les statistiques du ministère de la Justice donnent le ton : près de 40 % des délibérations contestées devant le tribunal judiciaire comportent un vice repérable dès la convocation. Pas à l'audience. Dès la convocation. Ce seul chiffre dit l'enjeu.

Le cadre juridique de la copropriété : les fondamentaux

Partons du texte qui structure tout le reste. La loi du 10 juillet 1965 pose le statut de la copropriété des immeubles bâtis, complétée par le décret du 17 mars 1967. Du quotidien de l'immeuble jusqu'aux contentieux les plus épineux, ce couple de textes encadre l'ensemble. Le bien se scinde en deux. D'abord les parties privatives, attachées à chaque lot de copropriété. Puis les parties communes, possédées indivisément selon une quote-part exprimée en tantièmes. Ces tantièmes ne sortent pas d'un chapeau : ils mesurent la valeur relative de chaque lot et déterminent le poids de chaque voix en assemblée.

Qui regroupe tous les propriétaires de lots ? Le syndicat des copropriétaires, personne morale de droit privé. Pour le faire fonctionner, trois organes : l'assemblée générale de copropriété décide, le syndic de copropriété exécute, le conseil syndical contrôle et assiste le syndic. La théorie paraît claire. La réalité l'est moins - les tensions naissent là où les compétences se chevauchent, ou lorsque le syndic agit sans mandat exprès de l'assemblée.

Reste le règlement de copropriété, document fondateur rédigé à partir de l'état descriptif de division au moment de la mise en copropriété. Il détermine la destination de l'immeuble, organise la répartition des charges, fixe les obligations de chacun. On y trouve deux familles de charges. Les charges générales portent sur la conservation, l'entretien et l'administration des parties communes : assurance, nettoyage, frais de gestion. Les charges spéciales visent les services collectifs et équipements communs - ascenseur, chauffage centralisé, interphone. Ici, la répartition suit l'utilité du service. Concrètement : un copropriétaire du rez-de-chaussée qui n'utilise jamais l'ascenseur ne paie pas, en principe, autant qu'un occupant du sixième.

La loi ALUR du 24 mars 2014 a créé l'obligation d'immatriculation au registre des copropriétés tenu par l'Anah. Le calendrier s'est déployé par étapes : avant le 31 décembre 2016 pour les ensembles de plus de 200 lots, avant le 31 décembre 2017 pour ceux de 50 à 200 lots, et avant le 31 décembre 2018 pour les autres. L'objectif ? Détecter les copropriétés fragiles, en difficulté financière ou technique, et déclencher des dispositifs d'accompagnement.

Le syndic : désignation, obligations et révocation

Trois profils de syndic coexistent. Le syndic professionnel domine dans les grandes villes : il détient une carte professionnelle au titre de la loi Hoguet, une garantie financière et une assurance responsabilité civile professionnelle. Le syndic bénévole est un copropriétaire qui gère l'immeuble lui-même - fréquent dans les petites structures. Vient enfin le syndic coopératif, où le conseil syndical assure la gestion courante, présidé par l'un de ses membres.

Le mandat du syndic est plafonné à trois ans, renouvelable - c'est l'article 28 du décret du 17 mars 1967. La révocation du syndic, elle, se vote en assemblée générale, à tout moment, à la majorité de l'article 25. Une mise en garde s'impose. Révoquer sans motif légitime expose le syndicat à des dommages-intérêts. Dans les copropriétés en difficulté, on voit souvent la révocation décidée sur un coup de colère, sans grief formalisé - et la décision en ressort fragilisée.

Au quotidien, le syndic tient le carnet d'entretien, prépare le budget prévisionnel annuel et appelle chaque trimestre les provisions pour charges. L'avance de trésorerie constituée à l'ouverture de l'exercice sert de coussin : elle évite les ruptures de paiement entre deux appels de fonds.

Préparation et convocation de l'assemblée générale

Deux types d'assemblées rythment la vie d'une copropriété. L'assemblée générale ordinaire se tient au moins une fois l'an : approbation des comptes, vote du budget prévisionnel, renouvellement des mandats. L'assemblée générale extraordinaire répond à l'urgence, ou tranche ce qui ne peut attendre l'échéance annuelle - gros travaux, révocation du syndic en cours de mandat.

La convocation doit parvenir à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la séance, par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre émargement. Le point de départ du délai piège beaucoup de monde : il démarre à la première présentation du pli, pas à la réception effective. L'ordre du jour doit être précis et complet. Glisser une mention vague comme « travaux divers » ne suffira jamais pour voter un ravalement à 120 000 euros : il faut nommer la dépense. Devis, projets de contrats, état financier - toutes les pièces nécessaires à la décision voyagent avec la convocation.

La loi ELAN du 23 novembre 2018 a ouvert aux absents le vote par correspondance. Le formulaire joint doit revenir au syndic avant l'ouverture de la séance ; arrivé après, il est écarté, sans discussion. Reste l'option classique du mandataire : chacun peut se faire représenter par qui il veut, étant entendu qu'un mandataire ne peut cumuler plus de trois procurations - sauf lorsque l'ensemble des mandants pèse moins de 10 % des voix du syndicat.

Majorités et mécanique des votes

La loi de 1965 ajuste les majorités selon la nature de la décision. Plus l'enjeu pèse, plus le seuil monte. Prenons un exemple. Un copropriétaire détenant 150 tantièmes sur 1 000 représente 15 % des voix. Si 200 tantièmes s'ajoutent en cours de séance - un retardataire qui arrive -, son poids relatif tombe à 15 % de 1 200 voix, soit 12,5 %. La feuille de présence n'est jamais figée.

La majorité simple de l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965 régit les décisions ordinaires : budget prévisionnel, comptes, entretien courant, désignation des membres du conseil syndical. On ne compte que les voix exprimées - présents, représentés, votants par correspondance -, les abstentions restant hors décompte. Aucun quorum n'est requis.

Cran au-dessus : la majorité absolue de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965 exige plus de 50 % de toutes les voix du syndicat - présents comme absents. On l'utilise pour désigner ou révoquer le syndic, autoriser des travaux d'amélioration, modifier le règlement quant à la jouissance des parties privatives, ou valider des travaux privatifs touchant aux parties communes. Le texte prévoit une soupape. Si la résolution réunit au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires sans atteindre la majorité absolue, une seconde assemblée peut être convoquée dans les trois mois et trancher à la majorité simple.

La double majorité de l'article 26 cumule deux seuils : la majorité des membres du syndicat et les deux tiers des voix. On la réserve aux décisions lourdes - vente de parties communes, suppression du poste de gardien, changement de destination de l'immeuble, transformation d'une partie commune en partie privative. Tout en haut figure l'unanimité, parfois indispensable, notamment pour aliéner des parties communes nécessaires au respect de la destination de l'immeuble. Ce niveau d'exigence est souvent sous-estimé. Conséquence : des résolutions votées à une large majorité se retrouvent annulées, purement et simplement.

Budget, provisions et fonds de travaux

Le financement de la copropriété fonctionne sur deux niveaux. Le budget prévisionnel, voté tous les ans, couvre les dépenses courantes de gestion et d'entretien. Les travaux exceptionnels échappent à ce budget : ils font l'objet de votes séparés. En cours d'exercice, les copropriétaires règlent des provisions pour charges trimestrielles. À la clôture, après approbation des comptes en assemblée ordinaire, une régularisation des charges ajuste le solde sur les dépenses réelles.

La loi ALUR a rendu le fonds de travaux obligatoire pour les syndicats de plus de dix lots dont le budget prévisionnel moyen franchit 15 000 euros par an. Cotisation minimale : 5 % du budget prévisionnel, chaque année. Détail qui surprend parfois : ce fonds est rattaché au lot, et non au copropriétaire - sa restitution n'intervient qu'en cas de cession. La logique ? Amortir ces appels de fonds exceptionnels qui mettaient les ménages les plus fragiles en difficulté, un cas de figure très répandu avant l'instauration de l'obligation.

Sur le volet rénovation énergétique, les textes postérieurs à la loi ELAN ont resserré les exigences. Les copropriétés d'au moins 50 lots dont le permis de construire est antérieur au 1er janvier 2013 doivent établir un plan pluriannuel de travaux (PPT), assis sur un diagnostic technique global (DTG) et un diagnostic de performance énergétique (DPE) collectif. Pour les plus grands ensembles - plus de 200 lots -, l'obligation court depuis le 1er janvier 2023, puis s'élargit par paliers jusqu'en 2025 aux copropriétés plus modestes. Le PPT se vote en assemblée générale et se met à jour tous les dix ans. Dans certains cas, les charges récupérables liées à ces travaux peuvent retomber sur les locataires.

Contester une décision d'assemblée : vices de procédure, nullité et recours

Le délai de recours est court. Et sans souplesse. L'article 42 de la loi du 10 juillet 1965 enferme l'action en nullité dans deux mois à compter de la notification du procès-verbal aux copropriétaires opposants ou défaillants. Passé ce délai, la forclusion joue - d'ordre public, sans la moindre prorogation. Une décision viciée mais non attaquée à temps devient définitive. Combien de copropriétaires s'en aperçoivent au troisième mois, quand plus rien n'est rattrapable ?

Attention : tout défaut de forme n'entraîne pas la nullité. La 3e chambre civile de la Cour de cassation maintient une position constante sur ce point - il faut encore que le vice ait influé sur le vote ou causé un grief au demandeur. Une convocation expédiée avec un léger retard, qui n'a privé personne d'une information utile, ne suffit généralement pas. Dit autrement : le juge regarde si le vice a réellement pesé sur la délibération, pas seulement s'il existe.

Quelles irrégularités voit-on le plus souvent en pratique ? Un ordre du jour flou. Un délai de 21 jours non tenu. Une erreur de décompte des tantièmes qui fausse le résultat. L'oubli de documents obligatoires. La contestation de décision se porte devant le tribunal judiciaire du lieu de l'immeuble. Et lorsque l'urgence commande - stopper des travaux votés irrégulièrement, geler une cession litigieuse -, le référé permet d'obtenir une décision provisoire en quelques jours, parfois en quelques semaines.

La nullité n'est pas la seule arme. L'action en responsabilité contre le syndic, prescrite par cinq ans, vise les fautes commises dans l'organisation de l'assemblée ou la gestion courante. Quant aux copropriétaires qui votent abusivement une décision dommageable, ils risquent eux aussi de voir leur responsabilité personnelle engagée.

Situations particulières : copropriété horizontale et syndicats secondaires

Les grands ensembles abritent parfois un syndicat secondaire : une structure autonome qui gère les parties communes propres à un bâtiment ou à un groupe de bâtiments, sans rompre le lien avec le syndicat principal. La copropriété horizontale - courante dans les lotissements pavillonnaires et les villages résidentiels - obéit aux mêmes règles que la copropriété verticale classique. Mais elle pose des problèmes qui lui sont propres. Comment qualifier juridiquement voiries et espaces verts ? Comment répartir les charges entre des lots aux surfaces très inégales ? Sans un règlement de copropriété suffisamment précis, ces questions tournent vite au conflit en assemblée.

Médiation et résolution amiable

Le procès n'est pas toujours la meilleure porte - ni la plus rapide. La médiation ouvre une voie généralement moins coûteuse, qui préserve mieux les relations de voisinage. Depuis le décret du 11 décembre 2019, une tentative de médiation ou de conciliation préalable est même imposée pour les litiges inférieurs à 5 000 euros avant toute saisine du tribunal judiciaire. Au-delà de ce seuil, elle demeure facultative en copropriété. Elle vaut pourtant le détour : une médiation aboutit le plus souvent en trois mois, à un coût sans rapport avec l'addition des honoraires d'avocat et des frais d'un contentieux classique.

Sécuriser une assemblée générale, c'est tenir toute la chaîne : un ordre du jour précis, des majorités calculées sans approximation, des procurations vérifiées, des oppositions consignées au procès-verbal, une notification dans les formes. Qu'un seul maillon lâche, et la décision peut tomber, ouvrant un contentieux qui s'éternise. Implanté à Paris 8e et dédié au droit immobilier et à la copropriété, le Cabinet d'avocats Richard Cohen accompagne la préparation des assemblées, l'analyse critique des procès-verbaux et la conduite des recours devant les juridictions compétentes.