Régularisation en copropriété : procédure, délais et obligations

La régularisation d'une copropriété recouvre des réalités très différentes selon le point de départ : mise en conformité du règlement de copropriété avec la loi ALUR ou la loi ELAN, correction d'irrégularités de convocation ou de vote en assemblée générale, régularisation des charges auprès des copropriétaires, voire immatriculation tardive au registre national des copropriétés. Dans les dossiers que je traite à Paris, ces situations se cumulent fréquemment : un règlement rédigé avant 1965, un syndic dont le mandat n'a pas été renouvelé régulièrement, des provisions pour charges appelées sans budget prévisionnel voté. La démarche suppose donc un diagnostic préalable rigoureux avant toute action corrective.

Diagnostiquer les irrégularités : partir du texte fondateur

Le point de départ est toujours la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, complétée par le décret du 17 mars 1967. Ces deux textes définissent les règles impératives auxquelles le règlement de copropriété ne peut déroger. Lorsque je lis un règlement ancien, je recherche d'abord les clauses qui répartissent les charges de manière contraire à l'article 10 de la loi du 10 juillet 1965 : les charges générales doivent être réparties proportionnellement aux tantièmes de chaque lot de copropriété, tandis que les charges spéciales sont réparties en fonction de l'utilité que les services et éléments communs présentent pour chaque lot.

L'état descriptif de division mérite une attention particulière : il fixe la consistance de chaque lot, la quote-part des parties communes qui lui est attachée, et les tantièmes correspondants. Une erreur dans cet état entraîne mécaniquement une répartition des charges inexacte, une provision pour charges mal calculée, et des contestations en assemblée générale ordinaire ou extraordinaire sur la validité des votes pondérés. En pratique, les erreurs les plus fréquentes concernent des lots créés par division postérieure sans modification de l'état descriptif, ou des parties privatives transformées en parties communes sans publicité foncière.

Trois catégories d'irrégularités reviennent dans la majorité des dossiers :

• Vices de forme en assemblée générale : convocation envoyée avec un délai inférieur aux 21 jours prévus par l'article 9 du décret de 1967, ordre du jour incomplet, procuration confiée à un mandataire non autorisé, ou absence de feuille de présence signée.
• Irrégularités substantielles du règlement : clauses contraires aux lois ALUR (2014) et ELAN (2018), absence de définition des parties communes spéciales, silence sur le conseil syndical.
• Défauts de gestion financière : budget prévisionnel non voté, fonds de travaux non constitué, charges récupérables imputées sans base contractuelle, avance de trésorerie non encadrée.

L'immatriculation au registre : une obligation souvent négligée

La loi ALUR du 24 mars 2014 a instauré un registre national des copropriétés, géré par l'Agence nationale de l'habitat (ANAH). L'immatriculation est obligatoire pour toute copropriété : celles de plus de 200 lots devaient l'accomplir avant le 31 décembre 2016, celles de 51 à 200 lots avant le 31 décembre 2017, et celles comportant au maximum 50 lots avant le 31 décembre 2018. Le syndicat des copropriétaires qui ne satisfait pas à cette obligation s'expose à ce que le greffier du tribunal judiciaire compétent désigne un mandataire ad hoc pour y procéder, les frais restant à la charge de la copropriété.

L'immatriculation requiert de renseigner la fiche synthétique de la copropriété : nombre de lots, quote-part des parties communes par catégorie, montant du budget prévisionnel, état du fonds de travaux. Cette fiche, mise à jour annuellement par le syndic professionnel ou le syndic bénévole, conditionne également la transmission d'informations aux acquéreurs lors de toute vente d'un lot de copropriété. Un registre non tenu à jour peut ainsi bloquer ou retarder une transaction immobilière.

La mise à jour du règlement de copropriété

La loi ELAN du 23 novembre 2018 a introduit l'obligation de mettre à jour les règlements de copropriété pour distinguer clairement parties privatives et parties communes, et intégrer les dispositions relatives aux parties communes spéciales et aux syndicats secondaires. Cette mise à jour devait intervenir lors de la première assemblée générale suivant le 23 novembre 2021 - délai prorogé, mais dont le non-respect n'entraîne pas la nullité automatique des actes passés, contrairement à ce que l'on entend parfois.

Concrètement, la procédure exige de rédiger un projet de règlement modifié, de le joindre à la convocation avec un délai d'au moins 21 jours, et de le soumettre au vote selon la majorité requise. La modification du règlement de copropriété relève en principe de l'unanimité lorsqu'elle touche à la jouissance, l'usage et l'administration des parties communes (article 26 de la loi du 10 juillet 1965). La loi ELAN a cependant introduit un tempérament : la mise en conformité imposée par la loi peut être adoptée à la majorité de l'article 25 (majorité absolue des tantièmes), ce qui facilite sensiblement la régularisation dans les grandes copropriétés où l'unanimité est inaccessible.

La rédaction du projet doit être confiée à un professionnel - notaire ou avocat spécialisé - car une clause mal rédigée peut créer de nouveaux contentieux en matière de répartition des charges générales ou de définition des lots. Je recommande systématiquement de coupler cette révision avec une vérification de l'état descriptif de division et du carnet d'entretien, afin de disposer d'un dossier cohérent.

La régularisation des charges : mécanisme et délais

La régularisation des charges est une opération comptable annuelle, distincte de la mise en conformité juridique du règlement. Chaque copropriétaire verse des provisions pour charges trimestrielles, calculées sur la base du budget prévisionnel voté en assemblée générale ordinaire. En fin d'exercice, le syndic arrête les comptes réels et procède à la régularisation : si les dépenses réelles dépassent les provisions appelées, un complément est dû ; dans le cas inverse, un trop-perçu est remboursé ou imputé sur la provision suivante.

L'approbation des comptes et la régularisation doivent intervenir lors de l'assemblée générale ordinaire convoquée dans les six mois de la clôture de l'exercice. Un retard dans cette approbation entraîne des difficultés pour les copropriétaires qui souhaitent vendre leur lot : l'état daté établi par le syndic ne peut être fiable si les comptes des deux ou trois derniers exercices ne sont pas régularisés. En pratique, à Paris, cette situation crée des blocages en cours de transaction, car l'acquéreur doit disposer de données financières fiables sur la copropriété.

La répartition entre charges générales et charges spéciales conditionne aussi la validité du recouvrement. Si le syndic appelle des charges spéciales (ascenseur, chauffage collectif) auprès de copropriétaires dont le lot ne bénéficie pas de ces équipements, les décisions de l'assemblée générale peuvent être contestées devant le tribunal judiciaire dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal aux opposants et absents.

Le plan pluriannuel de travaux et le fonds de travaux

La loi ELAN, renforcée par l'ordonnance du 30 octobre 2019, impose aux copropriétés de plus de 15 ans la réalisation d'un diagnostic technique global (DTG) et l'élaboration d'un plan pluriannuel de travaux (PPT). Ce plan doit être voté en assemblée générale et couvre une période de dix ans. Il constitue le document de référence pour programmer les travaux de rénovation énergétique, notamment les travaux couverts par le diagnostic de performance énergétique collectif.

Le fonds de travaux, rendu obligatoire par la loi ALUR pour les copropriétés de plus de dix lots, doit être alimenté par une cotisation annuelle minimale. Depuis la loi ELAN, cette cotisation doit être au moins égale à 5 % du budget prévisionnel de l'exercice. Les sommes versées sont attachées au lot et non au copropriétaire : en cas de vente, elles restent acquises au syndicat des copropriétaires et ne font pas l'objet d'un remboursement à l'ancien propriétaire - point que j'aborde systématiquement avec les vendeurs dans les dossiers de cession de lots parisiens, pour éviter tout contentieux postérieur à la vente.

Assemblée générale et validation des décisions de régularisation

La régularisation passe presque toujours par une ou plusieurs assemblées générales. Le choix de la majorité applicable détermine la faisabilité de chaque décision :

• Majorité simple de l'article 24 : travaux d'entretien courant, approbation des comptes, autorisation donnée au syndic pour les actes conservatoires.
• Majorité absolue de l'article 25 : désignation ou révocation du syndic, modification de la répartition des charges si justifiée par un changement d'usage d'une partie privative, autorisation de travaux affectant les parties communes.
• Double majorité de l'article 26 : modification du règlement de copropriété touchant les droits des copropriétaires sur les parties communes, aliénation de parties communes.
• Unanimité : cession de droits indivis sur les parties communes, suppression d'un équipement commun.

Le vote par correspondance, introduit par la loi ELAN et entré en vigueur par décret du 2 juillet 2020, permet aux copropriétaires de voter avant la séance sans mandataire. Ce mécanisme facilite l'atteinte du quorum dans les grandes copropriétés parisiennes où la participation aux assemblées reste souvent insuffisante pour valider des décisions importantes.

Après la séance, le procès-verbal doit être établi et notifié dans les huit jours aux copropriétaires opposants et absents, sous peine de voir le délai de contestation de deux mois suspendu. Pour les décisions modifiant le règlement de copropriété, une publication au service de la publicité foncière (anciennement conservation des hypothèques) est nécessaire pour rendre les modifications opposables aux tiers, notamment aux futurs acquéreurs de lots.

Le rôle du conseil syndical dans la démarche

Le conseil syndical, composé de copropriétaires élus en assemblée générale, assiste et contrôle le syndic dans sa mission. Dans un processus de régularisation, il joue un rôle actif : il peut demander au syndic la communication de tous les documents comptables et juridiques, solliciter des devis auprès de prestataires, ou convoquer une assemblée générale extraordinaire si le syndic reste inactif. Cette faculté de convocation directe est encadrée par le décret de 1967 et suppose que le conseil syndical ait préalablement mis en demeure le syndic sans succès dans un délai raisonnable.

La garantie financière du syndic professionnel mérite aussi vérification dans tout audit : la loi du 2 janvier 1970 (Hoguet) impose au syndic professionnel de disposer d'une garantie financière spécifique couvrant les fonds détenus pour le compte du syndicat, d'une assurance responsabilité civile professionnelle, et d'une carte professionnelle en cours de validité. Un syndic dont la garantie financière a expiré ou dont le mandat n'a pas été renouvelé avant son terme expose le syndicat des copropriétaires à des difficultés sérieuses, notamment pour l'ouverture ou le maintien des comptes bancaires séparés.

La médiation, mécanisme amiable dont le recours est prévu dans un nombre croissant de règlements de copropriété, peut constituer une voie utile avant tout référé ou action en nullité devant le tribunal judiciaire. Elle est moins coûteuse et plus rapide qu'un contentieux ordinaire, mais suppose que les parties acceptent de négocier de bonne foi : dans les litiges entre syndicat et syndic révoqué, ou entre copropriétaires sur la répartition des charges, elle aboutit dans environ un cas sur deux selon mon expérience.

Conclusion : décrire votre situation pour orienter l'analyse

La régularisation d'une copropriété n'obéit pas à une procédure unique. La séquence des actes dépend du type d'irrégularité constatée, de la taille de la copropriété, de l'ancienneté du règlement, et de la coopération - ou de l'absence de coopération - du syndic en place. Avec plus de 30 ans de pratique en droit immobilier parisien, je constate que les dossiers les plus complexes sont ceux où plusieurs irrégularités se superposent sans avoir été traitées au fil du temps : un règlement jamais mis à jour depuis 1970, une immatriculation manquante, des comptes non approuvés depuis trois exercices. Dans ces situations, l'ordre de priorité des démarches est déterminant pour éviter de créer de nouvelles irrégularités en voulant corriger les anciennes.

Si vous êtes copropriétaire, membre du conseil syndical ou syndic confronté à une situation de ce type, je vous invite à me décrire les éléments concrets de votre dossier - nature de la copropriété, date du règlement, type d'irrégularité identifiée - afin que je puisse vous indiquer une orientation juridique précise.