Communication en copropriété : obligations légales et pratiques

Ce que le droit impose au syndic en matière d'information

La communication en copropriété n'est pas une simple bonne pratique : c'est une obligation légale dont le non-respect expose le syndic de copropriété à des actions en nullité des décisions adoptées. La loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, complétée par le décret du 17 mars 1967, encadre précisément les modalités de convocation, de transmission des documents et de tenue des assemblées générales.

La convocation à l'assemblée générale ordinaire doit parvenir à chaque copropriétaire au moins vingt et un jours avant la date de réunion - délai porté à trente-cinq jours pour les décisions relevant de la double majorité ou de l'unanimité, selon l'article 9 du décret du 17 mars 1967. Cette convocation doit comporter l'ordre du jour complet : toute résolution non inscrite à l'ordre du jour ne peut valablement être mise au vote. Dans les dossiers que je traite, la cause la plus fréquente de contestation d'assemblée générale est précisément l'irrégularité de la convocation ou l'omission de pièces annexes obligatoires.

Les pièces jointes obligatoires comprennent, selon la nature des décisions envisagées : le budget prévisionnel, les comptes de l'exercice clos, l'état des impayés de charges, le projet de contrat du syndic en cas de renouvellement ou de mise en concurrence, et, le cas échéant, les devis pour travaux. Le syndicat des copropriétaires engage sa responsabilité si ces pièces font défaut.

L'extranet et la dématérialisation : obligations issues de la loi ALUR et de l'ordonnance de 2019

La loi ALUR du 24 mars 2014 a introduit l'obligation pour le syndic professionnel de mettre à disposition des copropriétaires un espace en ligne sécurisé donnant accès aux documents relatifs à la gestion de la copropriété : règlement de copropriété, état descriptif de division, procès-verbaux des trois dernières assemblées générales, carnet d'entretien, contrats en cours, diagnostics techniques. L'ordonnance du 30 octobre 2019, entrée en vigueur au 1er juin 2020, a renforcé ces exigences et harmonisé le régime applicable aux syndics professionnels et aux syndics bénévoles ou coopératifs.

L'immatriculation de la copropriété au registre national des copropriétés (créé par la loi ALUR, géré par l'ANAH) conditionne désormais l'accès à certaines aides publiques, notamment pour la rénovation énergétique. Ce registre recense les données financières et techniques de chaque syndicat de copropriétaires : nombre de lots, montant des charges, diagnostic de performance énergétique, état de la copropriété. Une copropriété non immatriculée ou dont les données sont obsolètes s'expose à des difficultés lors de toute cession de lot, le notaire étant tenu de mentionner le numéro d'immatriculation dans l'acte de vente.

Le vote par correspondance, introduit par la loi ELAN du 23 novembre 2018, offre une voie supplémentaire de participation pour les copropriétaires ne pouvant assister à l'assemblée générale. Le formulaire de vote doit être joint à la convocation. En l'absence de formulaire annexé, le vote par correspondance reste inapplicable, ce qui peut affecter le quorum si plusieurs copropriétaires avaient prévu d'y recourir.

Tantièmes, quote-part et répartition des charges : informer pour éviter les contentieux

Chaque lot de copropriété se voit attribuer des tantièmes, exprimés en millièmes ou dix-millièmes, qui déterminent à la fois le poids du vote en assemblée générale et la quote-part des charges générales. La répartition des charges doit être portée à la connaissance de chaque copropriétaire lors de l'appel de fonds trimestriel (provision pour charges) et lors de la régularisation annuelle des charges, une fois les comptes arrêtés.

La distinction entre charges générales (conservation, entretien et administration des parties communes) et charges spéciales (services collectifs et éléments d'équipement communs) est posée par l'article 10 de la loi du 10 juillet 1965. Un copropriétaire ne peut contester utilement un appel de fonds que s'il a été informé de la nature de la charge et de la clé de répartition applicable. En pratique, j'observe que les litiges sur les charges récupérables et les charges spéciales naissent souvent d'une information lacunaire transmise par le syndic lors de la régularisation annuelle.

L'avance de trésorerie, distincte de la provision pour charges et du fonds de travaux, doit également figurer dans les documents comptables communiqués en assemblée. Son montant ne peut dépasser un sixième du budget prévisionnel voté.

Fonds de travaux, plan pluriannuel et diagnostic technique global

Depuis la loi ALUR, les syndicats de copropriétaires de plus de dix lots à usage de logement ont l'obligation de constituer un fonds de travaux, alimenté par une cotisation annuelle obligatoire dont le montant minimal est fixé à 5 % du budget prévisionnel voté. Cette cotisation est appelée sur la même base de répartition que les charges générales.

La loi Climat et Résilience du 22 août 2021, complétée par des décrets d'application, a rendu obligatoire l'élaboration d'un plan pluriannuel de travaux (PPT) pour les copropriétés de plus de quinze ans dont le syndicat comporte plus de deux cents lots, avec une extension progressive aux copropriétés de cinquante à deux cents lots au 1er janvier 2025, puis aux copropriétés de moins de cinquante lots au 1er janvier 2026. Ce plan s'appuie sur le diagnostic technique global (DTG), document qui recense l'état des parties communes et des équipements collectifs et identifie les travaux nécessaires sur dix ans.

La communication de ces documents aux copropriétaires est une condition de la validité du vote en assemblée : le projet de PPT doit être joint à la convocation de l'assemblée générale qui en délibère. Un copropriétaire qui n'aurait pas reçu ce document dispose d'un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal pour engager une action en nullité de la décision correspondante.

Le conseil syndical : organe de contrôle et relais d'information

Le conseil syndical, composé de copropriétaires élus en assemblée générale, exerce un contrôle permanent sur la gestion du syndic. Il peut à tout moment demander communication de tout document relatif à la gestion de la copropriété : contrats, factures, relevés bancaires, état des impayés. Ce droit d'accès, consacré par l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965, est distinct du droit d'accès individuel de chaque copropriétaire à l'extranet.

Dans les copropriétés parisiennes que je suis, le conseil syndical joue un rôle déterminant dans la détection précoce des situations de copropriété fragile : accumulation d'impayés de charges dépassant 15 % des sommes exigibles, absence de provision pour charges, travaux urgents non financés. Lorsque le taux d'impayés dépasse 25 %, la copropriété entre dans le régime des copropriétés en difficulté, avec des mécanismes spécifiques d'intervention publique prévus par la loi du 18 janvier 2005 et renforcés par la loi ELAN.

La révocation du syndic peut être demandée par le conseil syndical ou par des copropriétaires représentant au moins 25 % des tantièmes, et inscrite à l'ordre du jour d'une assemblée générale extraordinaire. Cette décision requiert le vote à la majorité absolue des tantièmes (article 25 de la loi du 10 juillet 1965). La garantie financière et l'assurance responsabilité civile du syndic professionnel, tout comme sa carte professionnelle délivrée par la Chambre de commerce et d'industrie, doivent être vérifiées avant tout renouvellement de mandat.

Délais de contestation et voies de recours

Le procès-verbal de l'assemblée générale doit être notifié à chaque copropriétaire dans un délai d'un mois suivant la tenue de la réunion. À compter de cette notification, les copropriétaires opposants ou défaillants disposent d'un délai de deux mois pour engager une action en nullité devant le tribunal judiciaire compétent - soit le tribunal judiciaire de Paris pour les immeubles situés dans la capitale.

La Cour de cassation, troisième chambre civile, rappelle régulièrement que les irrégularités de convocation entraînent la nullité relative des décisions, laquelle ne peut être invoquée que par les copropriétaires lésés et dans le délai de deux mois. Passé ce délai, la décision devient définitive même si la convocation était irrégulière.

La médiation constitue une alternative utile avant de saisir le tribunal judiciaire, notamment pour les litiges portant sur la répartition des charges ou sur des travaux affectant les parties privatives. Depuis le 1er janvier 2020, la tentative de résolution amiable préalable (conciliation ou médiation) est obligatoire pour les litiges inférieurs à 5 000 euros. Au-delà, elle reste facultative mais souvent recommandée, notamment pour préserver les relations de voisinage dans une copropriété horizontale ou un syndicat secondaire.

Prendre conseil face à un litige ou une irrégularité procédurale

J'interviens régulièrement dans des dossiers où une assemblée générale a été annulée - ou risque de l'être - faute d'une convocation régulière, d'un ordre du jour incomplet ou d'un mandataire irrégulièrement désigné. Ces situations coûtent cher au syndicat des copropriétaires, tant en honoraires d'avocat qu'en délais de mise en oeuvre des décisions annulées.

Si vous constatez une irrégularité dans la convocation que vous venez de recevoir, ou si vous souhaitez vérifier la validité d'une décision récente, le délai de deux mois court rapidement. Décrivez-moi votre situation : j'examinerai les pièces disponibles et vous indiquerai, sans détour, si une contestation est fondée et dans quel délai elle doit être engagée.